L’element fonamental per a una bona comunicació interna, és entendre la comunicació com la capacitat i el procés que ens configura com a persones i com a grups. Com la base per a desenvolupar totes les nostres relacions.

En aquest manual volem orientar cap a una comunicació comunitària, transversal, estratègica i transformadora. Amb tot el sistema de relacions i processos que tenim entre els diferents equips, grups, persones de les entitats… és un camp infinit.

En aquest capítol ens centrarem a mirar les persones, en primer lloc, les seves necessitats i els seus potencials, com es relacionen, com s’organitzen per a portar endavant les tasques del dia a dia i des de la dimensió política de l’organització construir allò per què lluiten i treballen.

A continuació, abordem la comunicació interna des de cinc dimensions, quin rol té en cadascuna d’elles, els reptes que se’ns presenten i les pràctiques que ens poden ajudar a aconseguir els nostres objectius.

Comunicació personal

En la dimensió personal, el més important és posar la vida en el centre. Un tret d’identitat molt característic en el món social, una visió comunitària que posa en primer lloc l’àmbit de les cures. Una pràctica que influeix positivament en el col·lectiu, un espai on ens agrupem diverses persones per a aconseguir un fi, un objectiu comú.

És important comptar que les necessitats personals, els talents, les aspiracions i les diversitats de totes les persones, han de formar part del nostre projecte d’entitat, un espai on les persones tenen el seu lloc i on se senten realitzades i incloses en el projecte col·lectiu.

Posar la vida en el centre és el punt de partida per a una comunicació comunitària, transversal, ètica i transformadora. Per a incorporar aquesta perspectiva en l’entitat, és important que generem: espais informals on les persones es poden sentir més a gust i més integrades en el grup, repartint les tasques tenint en compte les habilitats i motivacions de cada persona, revisant això de manera periòdica i evitant frustracions o sobrecàrregues.

Comunicació interpersonal

En la comunicació interpersonal, cal tenir en compte que referent a relacions entre persones, sempre trobarem rangs de poder i conflictes. Quan les persones portem els nostres gustos, històries, necessitats, maneres, actituds al treball, totes elles interactuen amb altres persones, generant harmonies i discordances. És natural, i per això vivim en un procés de continu aprenentatge no lliure de conflictes.

Quan aquests es generen, la comunicació és una eina fonamental per a treballar-los i arribar a noves oportunitats. A més, en tot grup humà, hi ha relacions de poder, no sols degudes a la posició en un organigrama, també degudes a altres aspectes que atorguen a les persones determinada posició i carisma que depenen del context: l’edat, el gènere, l’experiència o la personalitat.

Tots aquests elements determinen situacions de poder que és bo i sa aclarir, explicitar, parlar i reconèixer per a poder reavaluar si és necessari. Com es gestionen aquestes relacions i com afecten o es perceben per cada persona, són part del dia a dia crucial de la nostra entitat.

Per a treballar aquestes dimensions s’han de generar els espais de comunicació necessaris per al desenvolupament d’aquestes relacions, poder parlar les coses i aclarir aspectes com els rols de les persones, amb converses, espais de treball i, si és necessari, amb normatives que marquin com afrontar certes situacions.

Qüestions com els rangs, el poder i els rols en l’organització, han de ser abordades amb serenitat i naturalitat, aprenent a integrar el conflicte en l’entitat i preparant a les persones que la integren per a viure’l de la manera més positiva i transformadora possible.

És habitual desenvolupar un protocol de prevenció de conflictes que ajudi davant situacions incòmodes.

Comunicació no violenta

Principalment, la comunicació no violenta es basa en el grau d’empatia que s’estableix entre les persones. A més empatia, menor serà la violència a l’hora de comunicar-nos. Per poder incorporar una comunicació eficaç en organitzacions o grups de treball, el primer exercici a desenvolupar és aprendre a millorar la nostra manera d’expressar-nos i aconseguir una assertivitat més gran quan exposem les nostres idees, pensaments o emocions de manera oral o escrita.

Com més conscients siguem de com ens sentim en un moment determinat, més capaços serem d’evitar la comunicació violenta. Per exemple, si som capaços de reconèixer la nostra molèstia, també serem capaços d’evitar emetre opinions o paraules amb la capacitat de fer mal. És recomanable guardar silenci i pensar amb claredat per poder emetre les nostres opinions de manera calmada.

Saber posar-nos al lloc de les altres té la mateixa importància. Hem de tenir en compte la situació particular en què es troben les altres persones amb relació al nostre punt de vista. És important apostar per l’assertivitat en comunicar una cosa que pot generar malestar, sense assumir que es prendrà malament.

Exercitem l’assertivitat quan expressem les nostres idees i emocions d’una manera clara, sense generar gaire esforç per comprendre allò que tractem de dir. Si el nostre missatge és clar, evitem que hi hagi malentesos producte de mala interpretació.

Implementar l’escolta activa en el procés de comunicació per interpretar el missatge que rebem és tan important com expressar-nos bé. En el cas de la comunicació verbal, sempre hem d’escoltar atentament. Fent-ho aconseguirem comprendre millor el missatge que intenten donar-nos, i la resposta que donarem serà més encertada.

Aprendre a donar la raó als altres ens condueix a una millor entesa col·lectiva, i ens fa persones més empàtiques, per això hem de tenir la capacitat de saber reconsiderar les nostres opinions. No passa res per fer-ho després d’escoltar l’argument de l’altra persona. Saber recapacitar i canviar d’opinió ens condueix a una millor entesa col·lectiva, i ens fa persones més empàtiques. Per això també hem d’anar amb compte de no caure en el radicalisme de les veritats absolutes.

El que és òptim i recomanable abans d’emetre opinions sense raó, és assegurar-nos de conèixer en profunditat el tema abans de donar alguna opinió delicada. La desinformació únicament contribueix a generar rumors i matrius d’opinió equivocades que poden fer molt de mal tant en l’àmbit individual com col·lectiu.

Moltes vegades pot passar que encara que practiquem la comunicació assertiva i no violenta, es presentin situacions en què altres persones ens vulguin provocar, intentant que perdem el control de nosaltres mateixos i actuem de la mateixa manera que actuen ells. Quan això passa, el millor és evitar caure en una discussió llarga amb aquestes persones. És important recordar que no estem obligades a respondre sempre a tothom, de vegades és millor callar sabent que així evitem un conflicte més gran.

La comunicació és un procés complex, que no és només verbal o escrit. Part important de la comunicació passa pel nostre comportament i la nostra comunicació no verbal. És rellevant assegurar-nos que les nostres paraules vagin en consonància amb allò que fem. No és saludable per a nosaltres expressar unes idees per després fer tot el contrari a la pràctica, sense esmentar que això ens pot generar conflictes personals amb la resta de persones.

Cal tenir en compte, que de la mateixa manera en què influïm sobre el col·lectiu, el col·lectiu també influeix sobre nosaltres. Per això és crucial envoltar-nos de persones que vagin en la nostra mateixa sintonia. Evitar persones conflictives ens beneficia en molts aspectes.

Comunicació organitzativa

Ens reunim per comunicar-nos, per exposar i contrastar idees, per arribar a acords, per prendre decisions… Necessitem que les coses funcionin amb fluïdesa per poder avançar i fer-nos la vida comunitària més fàcil. Per això és important garantir espais i processos humans adequats per generar mecanismes de comunicació que ens permetin anar millor coordinades, ser més efectives i eficients, alhora que evitem possibles conflictes per les coses que no funcionen.

Reduir el nivell de distraccions i una bona organització ens regala temps de vida que sempre s’agraeix. Per aconseguir-ho hem de fer diversos exercicis, ningú diu que sigui fàcil, com generar metodologies per aconseguir unes reunions efectives i àgils, utilitzar les tecnologies que ens faciliten la vida (com una reunió en línia) i crear espais per conservar i poder consultar la informació sempre que sigui necessari.

Les reunions són vitals per a un bon funcionament organitzatiu per assolir resultats concrets. Però, què passa quan ens queixem d’excés de reunió, de reunions llauna, esgotadores o de reunions poc eficients?

Ens enfrontem a reunions informatives, reunions consultives, reunions decisòries, reunions formatives, reunions formals, reunions informals, reunions urgents… Reunionitis a la seva màxima expressió.

El pitjor? Les males pràctiques com que s’acabin convertint en monòlegs de sempre les mateixes persones, falta d’escolta activa o perdre molt de temps en banalitats, perdent la efectivitat que haurien de tenir aquestes trobades. Tot això fa que les nostres reunions, en comptes de ser un reclam i un espai motivador, es converteixen en una amenaça, un càstig que genera rebuig i inhibeix la participació de moltes de les persones.

Les reunions han de ser atractives, sugeridores, eficaces, útils… Una experiència que enganxi, que motivi a repetir i implicar-se més i més. Encara que no hi ha solucions màgiques, sí que hi ha una sèrie de pràctiques que ajuden a treure el millor de les nostres reunions:

• Aclarir els objectius. Per què ens estem reunint? Fer un ordre del dia, a poder ser compartit prèviament a la reunió.

• Treballar prèviament una estructura i un mètode. Donar a cada objectiu el vostre espai i ordenar la reunió d’una manera que ens permet assolir els objectius. És important trobar aquesta metodologia i una bona pràctica és establir-ne una estructura habitual.

• Una bona facilitació  ens permet treballar amb mètodes que milloren els resultats, i optimitzen la comunicació, fent que tothom tingui espai i contribueixi de la millor manera al grup.

• Recollir les conclusions i fer-ne seguiment per part d’una persona o grup responsable. Això farà que no arribem a la reunió següent com si no haguéssim fet l’anterior.

Comunicació política

En una entitat social l’àmbit polític és fonamental, partint de la base que hem d’anomenar polític tot allò que defineix les línies mestres a prendre en termes de valors, estratègia I anàlisi en profunditat tant de l’organització, com de l’acció social a tirar endavant. Per tant, des d’aquest punt de vista hi ha elements polítics tant a la feina de l’equip tècnic, com de la junta directiva, els grups de treball o les comissions, i evidentment les assemblees.

D’entre els diversos àmbits on el treball polític a l’entitat és crucial i on la comunicació pot contribuir a assolir els objectius finals, podem destacar:

• Els canals i mètodes per a la participació interna.
• L’empoderament per a la participació de la base social.
• Les assemblees com a espais de comunicació i construcció col·lectiva.
• La planificació estratègica.

Comunicació interna per la planificació estratègica de la nostra entitat

Per parlar de la planificació estratègica des de la comunicació interna, hem de tenir molt clar que si volem aconseguir alguna cosa, hem de pensar com arribar-hi. Disposar d’espais de construcció i anàlisi estratègica és important, alhora que són boníssims per generar moments de comunicació interna entre totes les que hi participen, per avaluar les necessitats en tots els àmbits, per imaginar juntes i establir vincles. Són oportunitats fantàstiques de vinculació de l’equip i d’intercanvi sobre les direccions a seguir i qüestionar.

Abans de començar a dissenyar cap estratègia de comunicació, cal que tinguem molt clara l’estratègia de l’entitat. Moltes vegades creiem que tenim un problema de comunicació i allò que tenim, en realitat, és un problema d’identitat o de missió com a organització. L’estratègia organitzativa i l’estratègia comunicativa sempre van de bracet.

De vegades ens podem trobar que no es creu en la necessitat d’una estratègia comunicativa integral, cal evitar-ho. És fonamental que les estratègies comunicatives siguin integrals, desplegables (plans a curt, mitjà o llarg termini) i flexibles.

Cap procés de planificació pot iniciar-se sense un procés diagnòstic previ, d’on som, d’on venim i com ens veuen. L’autodiagnòstic és una bona oportunitat per contactar amb persones que ja són simpatitzants, sòcies o col·laboradores, o amb altres que ho podrien ser en el futur. Com més participatiu sigui el disseny de l’estratègia comunicativa, més garanties d’èxit tindrem.

Si entenem l’organització com una unitat de comunicació, l’equip que la forma ha de prendre consciència que forma part d’aquesta unitat plural de comunicació per empènyer en una mateixa direcció.

En treballar els objectius comunicatius cal ser conscients de la globalitat de la nostra acció. Moltes organitzacions només tenen en compte els objectius relacionats amb el seu creixement, oblidant que aquest creixement és només un mitjà per aconseguir canvis socials, i per això han de construir comunitats i relacions fortes que els impulsin i els facin sostenibles.

No és possible pensar els objectius o mirar de definir-los sense pensar al mateix temps en destinataris, públics o comunitats, definint i coneixent bé a qui ens dirigim. El missatge final sobre qui som o què fem, és el resultat de la suma de molts petits missatges creuats. Per això cal construir un sistema de missatges propis que prengui la forma de continguts informatius, formatius o publicitaris, sense oblidar que la nostra seu, la nostra atenció telefònica o l’actitud de les persones que formen part de l’entitat o hi col·laboren, també són i transmeten missatges.

La construcció de la planificació no s’acaba mai: el primer que posem sobre la taula a l’hora de planificar, és la darrera avaluació. L’actual possibilitat d’interacció directa amb la ciutadania ens permet agafar les reaccions a les nostres propostes de manera gairebé immediata, cosa que facilita la retroalimentació permanent i l’avaluació continuada, i ens ajuda a canviar decisions o ajustar-les a la marxa.

Segons enquestes i estudis, els quatre objectius comunicatius bàsics que comparteixen la majoria d’entitats són:

• Promocionar l’entitat i posicionar-la.
• Informar sobre l’entitat i les seves activitats o opinions.
• Sensibilitzar, formar o educar sobre la causa o els àmbits d’actuació de l’entitat.
• Fer propostes d’acció als públics o comunitats, objectiu (demandes econòmiques, de voluntariat, de mobilització, etc.).

Són objectius de caràcter general o estratègic. El treball dur és convertir-los en objectius específics i hem de vetllar perquè aquests siguin:

• Realistes. Han d’adequar-se al nivell de planificació on ens trobem. No és el mateix fixar un objectiu per a un semestre d’un pla anual, que per a un any sencer, si estem enmig d’una campanya o una estratègia a quatre anys.

• Adaptats a la trajectòria, procés i capacitats de l’entitat: en ser acumulatius, és millor que d’entrada n’hi hagi pocs i que hi afegim objectius i complexitat. Si encara no ens coneixen, ens haurem de marcar primer objectius de visibilització.

• Estructurats. Millor que n’hi hagi pocs generals o estratègics i més específics. Com més clars i concrets siguin, més fàcils seran d’avaluar després.

• Avaluables, mesurables quantitativament i qualitativament. Podem comptar el nombre de persones associades aconseguit però també avaluar-ne la qualitat i el compromís.

• Coherents internament. No podem pretendre tenir influència social o sortir als mitjans si no tenim base social o no hem treballat prou perquè se’ns conegui. No ens podem plantejar gaires actes al carrer si no tenim voluntariat.

La trajectòria de la nostra organització marcarà el nostre públic intern o la nostra comunitat més propera. El principal espai comunicatiu el compondrà l’equip tècnic. Després caldrà pensar en les usuàries, l’equip de voluntariat i les sòcies. Cadascú d’aquests públics o comunitats requerirà una atenció diferenciada. Pel conjunt podem dissenyar un pla de comunicació interna més o menys elaborat.

Els objectius més comuns d’aquest tipus de plans són garantir i facilitar la cohesió a partir de la comunicació interna i una gestió eficaç, però també convertir-los en còmplices i corresponsables de l’acció comunicativa de cara a l’exterior.

Formacions sobre comunicació interna

Si vols apendre més sobre comunicació interna parlem i organitzem una trobada.

info@enxarxadess.cat